交易承兑汇票凭证

  • Posted on 2018年6月3日

应特别注意区分跨界凭证和交易承兑汇票凭证。跨界凭证(boundary documents)是指在与外部相关方发生交易时填写的、可作为交易发生证据的凭证。交易承兑汇票凭证(processing documents)有助于追踪会计系统中内部资源与信息的流动。为便于举例,我们考虑作为人力资源管理组成部分的工资核算。计时卡属于跨界凭证,它表明员工完成的工作小时数以及公司所欠其工资。工资支票(payroll checks)属于跨界凭证,它表明应付员工工资的结算。工作通知单用来记录员工的时间花在什么地方,并有助于将人工成本记入适当的费用或资产账户。

目前,不同组织的信息系统连接在一起的这种趋势,正在改变审计人员看待凭证和组织界限的方式。客户和供应商使用电子数据交换(EDI)来改进承兑汇票交易处理效率,并降低持有和移动存货的成本。在EDI系统中,组织的主要供应商可直接监督其存货水平,并确定什么时候向其发货以及发多少货。订单几乎是瞬时提交的,包括电子资金转账(EFT),它避免了传统的(和很麻烦的)采购流程和凭证。信息技术的使用和承兑汇票交易的一般授权虽然提高了流程效率,但电子连接使得供应商和客户彼此之间更加依赖。经整合的系统是一种战略联盟,其中,一方的信息处理风险也会成为另一方的信息处理风险,这意味着审计人员必须同时为两个组织考虑这种风险。

例子:EDI和比较新的网上采购系统的使用,使许多公司可以采用适时存货制。制造商不必大量储存零配件与物料用品,而是可以依赖其供应商来监督存货水平并根据生产订单发出需要的零配件。这种交货方式的准备期通常比较短:梅塞德斯设在亚拉巴马州生产M级SUV轿车的工厂,要求供应商在他们下订单后的3个小时内交付合适的零配件。这些零配件立即用于生产流程,所以,实际上梅塞德斯的工厂不需要储存零配件。但经整合的系统将信息处理风险从供应商那里带到了梅塞德斯。千年虫问题(Y2K)使得许多公司担心,在计算机系统由1999年变为2000年时,他们的信息系统和数据库是否会受到不利影响。虽然这家梅塞德斯工厂的审计人员不担心他们的信息系统,但他们必须调查客户供应商那方面的情况,以确保不会因其他地方出现系统故障而使梅塞德斯的经营活动中断。